Conditions de nos services

Pour garantir la qualité de l’expérience client de Express Assistant, nous avons défini nos conditions d’utilisation pour notre bénéfice mutuel. Nous avons essayé de réduire le jargon juridique afin que vous sachiez exactement à quoi vous attendre lorsque vous vous consultez Express Assistant.

Nos services

Express Assistant fournit des services d’assistants virtuels partagés à distance aux clients sur la base d’un mode de collaboration défini par un contrat de prestations correspondant aux besoins spécifique de nos clients. Lorsque vous vous bénéficiez nos services, nous ferons de notre mieux pour comprendre vos besoins afin de pouvoir vous jumeler avec un ou plusieurs de nos assistants virtuels. Les membres de nos équipes de vente et de réussite client vous guideront à travers les services, les coûts et souligneront les termes que vous devez connaître pour tirer le meilleur parti de votre travail avec notre équipe Express Assistant.

Un profil sera créé pour vous dans notre plateforme de gestion de projet. C’est le meilleur endroit pour communiquer avec votre assistant virtuel pour enregistrer vos demandes et où votre assistant suit ses heures par rapport à votre abonnement . En parlant d’heures, votre forfait d’abonnement mensuel indique le nombre d’heures que votre assistant virtuel est à votre disposition et il est important que vous travailliez ensemble pour vous assurer que vos heures sont utilisées. Bien sûr, vous pouvez toujours dépasser vos heures allouées si vous en avez besoin – plus à ce sujet dans la section Excédents et dépenses.

Gestion des demandes et des tâches

Ce qui nous différencie, ce n’est pas seulement notre talon, mais aussi, un responsable de la réussite client dédié, ou CSM en abrégé, qui supervisera votre compte et travaillera avec vous pour s’assurer que vous réussissez à déléguer à votre assistant. Vous pouvez soumettre vos tâches de la meilleure façon qui vous convient, nous vous encourageons à découvrir ce qui fonctionne le mieux en discutant avec votre AV lors de votre appel de lancement. Tous nos VA enverront un rapport de fin de semaine indiquant le nombre d’heures travaillées et sur quoi ils ont travaillé. Nous faisons cela afin que vous puissiez répartir au mieux vos heures. Pour vous donner une bonne habitude de cadence, nous vous suggérons d’avoir au moins deux appels par semaine avec votre AV pour commencer.

Comme pour toute nouvelle embauche, il est important de vous donner au moins 4 à 6 semaines pour faire connaissance avec votre AV et savoir comment utiliser au mieux ses services. S’il y a une tâche que votre AV ne fait pas, pas de problème, nous vous avons ! Contactez votre CSM qui a la capacité de vous constituer une équipe entièrement distante de bonnes personnes.

Paiement des services

Personne n’aime parler d’argent, mais nous voulons être totalement transparents afin que vous sachiez à quoi vous attendre. En tant que service d’abonnement mensuel récurrent, nous émettons des factures et exigeons un paiement après chaque mois de service.

A l’anniversaire mensuel de votre date d’inscription, un paiement de votre part sera demandé, sauf si vous avez pris d’autres dispositions avec notre service de facturation. Les frais refléteront le forfait horaire que vous avez accepté lors de votre inscription à Express Assistant, les heures supplémentaires encourues au cours du cycle précédent seront facturées, le cas échéant.

En cas de souci de paiement à votre date de facturation, nous ferons tout notre possible pour vous contacter afin d’obtenir une solution. Si nous n’avons pas été en mesure de traiter votre paiement après deux jours ouvrables, nous suspendrons vos services jusqu’à ce que le paiement soit reçu.

Si nous ne sommes pas en mesure de traiter le paiement dans les 30 jours suivant votre date de facturation, nous vous enverrons malheureusement aux recouvrements. Nous n’aimons pas faire cela – s’il vous plaît, aidez-nous à l’éviter si possible.

Augmentations et diminutions de forfait

Nous savons que parfois dans les affaires, les choses changent. Nous vous donnons donc la flexibilité d’augmenter et de diminuer votre forfait mensuel.

Vous pouvez augmenter votre forfait à tout moment. Informez simplement votre assistant virtuel ou votre responsable de la réussite client.

Pour réduire votre forfait, informez votre assistant virtuel ou votre responsable de la réussite client au moins sept jours ouvrables avant votre date de facturation. Si vous nous le faites savoir après cela, nous nous ferons un plaisir d’honorer la diminution à votre prochaine date de facturation.

Quelques notes finales sur la diminution des heures de forfait… Les réductions de forfait de plus de 50 % des heures ne sont pas autorisées ; et, si vous réduisez votre forfait et décidez ensuite que Express Assistant n’est pas pour vous, ou si vos besoins commerciaux changent, vous devez attendre un cycle de facturation complet avant d’entamer vos 30 derniers jours de service.

Pourquoi? Nous sommes heureux que vous ayez demandé. Étant donné que la plupart de nos assistants virtuels dépendent de leurs gains de Express Assistant comme source de revenus, il est de notre devoir de leur fournir les heures qu’ils souhaitent. En ayant cette clause en place, cela nous donne le temps de les déplacer vers un autre compte tout en bouclant votre compte.

Excédents et dépenses

Si l’augmentation de votre forfait n’est pas envisageable pour vous mais que vous avez besoin de quelques heures supplémentaires de temps en temps, allez-y et dépassez les heures que vous avez prépayées. Nous vous facturerons sur votre prochaine facture, au même tarif horaire que votre forfait, les heures que vous aurez dépassées le mois précédent.

Si vous avez besoin de votre assistant virtuel pour effectuer un achat en votre nom, assurez-vous de prendre ces dispositions par e-mail afin que nous puissions vous les rembourser.

Nous mettons tout en œuvre pour vous informer lorsque vous approchez des heures auxquelles vous vous êtes inscrit. Cependant, il est de votre responsabilité de gérer le temps de votre assistant virtuel et de payer les heures qui dépassent votre forfait mensuel. N’hésitez pas à contacter le responsable de la réussite client de votre compte pour obtenir des conseils sur la manière de gérer correctement votre AV.

Confidentialité

Nous apprécions vos informations comme si c’était les nôtres. Aucun membre de l’équipe Express Assistant, y compris nos assistants virtuels, n’utilisera votre matériel pour des projets autres que le vôtre. Si vous souhaitez que nous signions un accord de non-divulgation, nous sommes heureux de le faire.

Il en va de même dans le sens inverse – tout matériel fourni par Express Assistant ou nos assistants virtuels ne peut être utilisé à d’autres fins que l’exécution de notre contrat avec vous.

Annulation de votre compte

Nous avons compris. Un assistant virtuel n’est pas pour tout le monde, à tout moment. Bien que nous soyons tristes si vous partez, nous voulons être aussi transparents que possible au cas où cela se produirait.

Si vous décidez de partir, veuillez envoyer un e-mail à votre CSM, en nous fournissant un préavis de 30 jours avant votre prochaine date de facturation. Si vous envoyez votre avis d’annulation au milieu du cycle, nous facturerons vos 30 derniers jours de service à votre prochaine date de facturation. Cela vous permet de mettre fin à votre compte chez nous et nous offre la possibilité de trouver un autre client pour votre assistant virtuel.

Si vous êtes dans votre premier mois de service avec nous, vous pouvez annuler à tout moment sans pénalité, mais nous ne serons pas en mesure de rembourser les heures non utilisées ou de calculer au prorata votre abonnement.

Si vous annulez, vous convenez que vous nous devez toujours tout paiement impayé, y compris un préavis de 30 jours, les frais de dépassement impayés et/ou les dépenses encourues.

Nous nous réservons le droit de refuser le service à tout client Express Assistant à tout moment, pour quelque raison que ce soit, sans droit à un remboursement. Mettre fin à une relation avec un client se produit rarement, mais peut survenir pour un certain nombre de raisons, y compris, mais sans s’y limiter, le traitement abusif d’un assistant virtuel ou de l’un des membres de l’équipe Express Assistant.

Constituer votre équipe à distance

Il peut arriver que notre équipe détermine que des assistants virtuels supplémentaires sont nécessaires sur votre compte. Nous travaillerons avec vous pour nous assurer que les assistants virtuels que nous attribuons sont qualifiés pour effectuer votre travail.

Parce qu’on est humain, il y a des risques d’absence imprévue (maladie, vacances, départ d’une assistante virtuelle) et, malgré le soin qu’on met à l’appariement, parfois ça ne marche pas. Dans ces rares cas, nous vous fournirons un assistant virtuel tout aussi qualifié.

Garantie

Nos assistants virtuels sont sélectionnés à travers un processus approfondi qui comprend des entretiens, une formation et des tests de compétences. Mais, nous sommes humains et des erreurs peuvent arriver. Express Assistant n’offre aucune garantie sur les informations, les tâches ou les projets que votre assistant virtuel réalise pour vous. Nous ferons de notre mieux pour fournir les personnes les plus efficaces et les plus qualifiées pour vos besoins. Si Express Assistant vous donne des informations ou des résultats erronés, vous ne pouvez pas nous en tenir responsables (ou les résultats) légalement ou moralement.

Non-sollicitation

Nous aimons créer un match si parfait que vous, le client, ne pouvez pas imaginer votre entreprise sans votre assistant virtuel. Nous n’aimons pas que nos clients sollicitent nos assistants virtuels, directement ou indirectement, et nous prenons cela très au sérieux. Si vous et votre assistant virtuel vous engagez en dehors de Express Assistant pendant que vous travaillez avec eux, et pendant une période de 12 mois après avoir travaillé avec eux, vous vous engagez à payer à Express Assistant une somme égale à douze fois votre facture mensuelle la plus élevée.

Express Assistant a fait des investissements substantiels dans le recrutement, la formation et la mise en relation de nos sous-traitants et, comme toute entreprise, nous avons une raison légitime de nous assurer que nous obtenons notre retour sur les investissements que nous avons investis dans cette entreprise. Express Assistant a des accords avec nos assistants virtuels qui protègent cet intérêt en les obligeant à payer un montant substantiel s’ils acceptent un engagement (ou s’engagent) en dehors de Express Assistant (que ce soit en tant qu’employé, consultant, entrepreneur ou autre) avec l’un de nos clients. De plus, si l’assistant virtuel choisit de partir et de travailler avec vous en dehors de Express Assistant, il ne sera jamais autorisé à revenir pour être un entrepreneur chez Express Assistant, où notre objectif principal est de fournir du travail à distance aux personnes tout en gérant notre croissance rapide.

Et pour finir,

Toutes nos félicitations ! Vous avez atteint la fin de nos conditions d’utilisation. Nous avons essayé de le rendre aussi facile à comprendre que possible, mais s’il y a quelque chose qui nécessite des éclaircissements, contactez votre responsable de la réussite client.