Dans les circonstances inhabituelles qui ont résulté de la pandémie de coronavirus (COVID-19), il y a eu très rapidement des conséquences négatives dans la mise en œuvre de projets impliquant la création d’événements hors ligne et en personne. Ces événements étaient généralement reportés puis annulés. Cela a mis en péril les objectifs des projets et il a fallu trouver un moyen pour que malgré les circonstances, les projets soient toujours réalisés, sans compromis sur la qualité.

Dans des moments comme ceux-ci, il est essentiel de réagir rapidement, de faire preuve de créativité et d’être ouvert à de nouveaux choix et solutions. Adhérant à cette approche de la question, clients qui ont eu et ont encore besoin d’organiser de grands événements hors ligne pendant les mesures strictes causées par la pandémie, nous proposons une solution tout-en-un utile pour les situations si l’introduction de mesures strictes de la distanciation sociale reprend – organiser un événement en ligne de qualité.

Bien que beaucoup d’entre vous aient probablement initialement perçu les événements en ligne comme une simple réponse nécessaire à la situation actuelle, l’expérience a montré qu’il s’agit toujours d’une solution avancée avec de nombreux avantages. Mais comment était-ce au début ? Allons dans l’ordre.

Événements hors ligne vs en ligne

Au départ, nous pouvons présenter de manière impartiale les avantages des événements en ligne par rapport aux événements hors ligne, qui sont familiers et sûrs pour la plupart des clients, et un moyen d’organiser avec succès des conférences, des ateliers ou de présenter et de promouvoir de nouveaux services et produits .

Les avantages des événements hors ligne sont assez clairs : les charmes du réseautage en direct, faire de nouvelles connaissances et rafraîchir les anciens avec de nouvelles rencontres. Il y a aussi un moment psychologique, particulièrement important pour les événements hors ligne auxquels nous venons d’une autre ville ou d’un endroit plus éloigné – précisément à cause de la distance géographique, nous ne déciderons pas facilement de quitter l’événement, même si l’événement et le contenu ne répondent pas à notre attentes ou intérêts. Nous ne sommes pas prêts à laisser notre investissement et notre implication dans l’événement – ​​sous forme de temps, de voyage, de préparation, peut-être même de frais d’inscription – être vains. Ensuite, comme avantages, il y a l’atmosphère agréable qui est influencée par l’intérieur dans lequel se déroule l’événement, le service, les cadeaux pour les visiteurs, l’interaction directe et spontanée entre les visiteurs et les participants ou les exposants pendant les pauses de l’événement, etc.

Cependant, ces avantages n’existent pas ou sont un facteur moins important lors d’événements en ligne. Ceux-ci impliquent généralement le confort d’un fauteuil à la maison, c’est-à-dire une atmosphère détendue et moins formelle. L’événement en ligne peut être « arrivé » en un seul clic, il suffit donc d’un minimum d’effort pour quitter l’événement facilement et rapidement. Il n’y a pas d’interactions directes et conversationnelles qui sont une caractéristique importante et appréciée des événements hors ligne. Par conséquent, les sentiments de proximité, le dynamisme communautaire rassemblé autour d’un même objectif ou de thèmes d’intérêt communs peuvent être absents. Comment est-il alors possible de créer un événement en ligne de qualité ?

Un événement en ligne de qualité

La première étape consiste à choisir une plateforme de qualité pour le streaming d’événements, c’est-à-dire à trouver une plateforme stable, qui réponde aux besoins du projet et dont le support technique soit extrêmement attentif et prêt à réagir immédiatement en cas de perturbation de la plateforme lors de la transmission effective des événements en ligne. Les aspects de la plate-forme que nous devons également prendre en compte sont la complexité du processus d’inscription et de candidature, l’interopérabilité de la plate-forme avec divers appareils, la stabilité du flux pour les participants, la durée de la session en ligne et le nombre total de conférenciers et de participants de la plate-forme.

En plus des considérations techniques, l’expérience utilisateur de vos conférenciers et participants doit être prise en compte lors de la sélection d’une plateforme. Une expérience utilisateur forte permettra aux conférenciers de se concentrer sur leur contenu plutôt que sur la plateforme, permettant aux participants d’entrer facilement dans l’événement et d’envoyer des sujets qui les intéressent sans rencontrer de difficultés liées à la technologie.

La prochaine étape découle de « Le contenu est roi », la devise désormais bien connue de Bill Gates. En fait, il serait plus correct de dire que c’est l’étape qui précède toutes les étapes – et c’est la conception du contenu de l’événement en ligne.

Le contenu de l’événement en ligne

Le contenu de l’événement doit être de qualité supérieure et intéressant pour qu’un simple clic de désactivation de l’événement en direct, au lieu d’être complètement oublié, vous fournisse des adeptes fidèles de l’événement en ligne. Pour vous assurer que les participants ne quittent pas facilement votre événement en direct, il est essentiel que des sujets pertinents et de qualité soient abordés par des conférenciers qualifiés et des experts de l’industrie d’où provient le contenu.

Il arrive souvent que les experts de certains domaines ne soient connus que d’un petit cercle de visiteurs, cependant, si l’objectif de l’événement est d’attirer autant de participants que possible et de les sensibiliser à un certain problème ou sujet, un excellent moyen est de inclure des influenceurs appropriés ou des personnalités publiques de premier plan, qui, avec leur popularité, attireraient alors un plus grand nombre de groupes cibles en les encourageant à s’inscrire et à assister à un événement en ligne.

L’un des avantages importants d’un événement en ligne est la plus grande disponibilité des conférenciers, que vous pouvez désormais inclure plus facilement dans l’événement et la discussion (même s’ils sont éloignés), et des participants, qui, malgré des horaires chargés, peuvent suivre votre événement où qu’ils se trouvent.

Après avoir préparé l’agenda de l’événement en ligne, il est important de planifier une période de promotion appropriée sur les canaux en ligne qui fournira au groupe cible toutes les informations de service sur l’événement (durée, mode d’inscription, sujets, et qui sont les conférenciers et haut-parleurs). Cela peut le plus souvent se faire via des annonces sur les réseaux sociaux et/ou des publicités payantes sur ces plateformes, ainsi que via des newsletters bien structurées et bien conçues pour lesquelles des sites Web tels que Benchmark peuvent vous fournir l’assistance nécessaire. Si l’annonce prévue de l’événement en ligne est manquante, il est très probable que vous soyez confronté à une faible participation à l’événement malgré le fait que le contenu que vous proposez apporte de manière fiable de la qualité aux abonnés. La durée optimale de la promotion qui peut donner des résultats solides est de 3 semaines à un mois.

Activités de « speed dating »

Afin d’offrir aux participants des événements en ligne l’ambiance la plus agréable possible, il est nécessaire de compenser le manque de sens communautaire qui caractérise les événements hors ligne par divers mécanismes d’animation. Par conséquent, dans les pauses entre les conférences, les activités de «speed dating» sont les bienvenues, qui encouragent le réseautage en ligne entre les participants à l’événement, puis divers sondages et activations de quiz intéressantes, et des programmes de questions-réponses et des tables rondes, qui réveilleront l’élément dormant de l’interactivité en ligne de l’événement.

Avec un contenu et des intervenants de qualité, encourageant l’interaction lors des événements en ligne , et une bonne promotion, qui affectera le volume de visites des événements en ligne, vous êtes sur le point de réaliser un événement en ligne dont la masse et la qualité peuvent non seulement égaler mais aussi dépasser les événements hors ligne. et leurs éventuelles limites.

Le côté positif de l’organisation d’un événement en ligne est que les coûts d’organisation de l’événement lui-même, qui est soulagé d’une production élevée et invitent des participants et des conférenciers à l’événement, sont beaucoup plus favorables car, par exemple, il n’y a pas de frais de location de studios, de transport, d’hébergement , accueillant des participants à des événements, etc.

Événements en ligne à l’avenir

La pandémie a considérablement accéléré la numérisation de toutes les industries du monde entier, elle a donc également eu un fort impact sur les événements. Diverses conférences en ligne, webinaires et formations ont explosé au cours de cette période, et le bénéfice de ce développement accéléré a été ressenti par tous – à la fois les conférenciers, qui ont ouvert des canaux complètement nouveaux où ils pouvaient dire ce qu’ils avaient à dire, et les participants, qui avaient un grand plaisir choix de sujets et de formats qu’ils pouvaient envoyer depuis la sécurité de leur domicile. Au final, les événements en ligne ont également contribué à la qualité des conférences elles-mêmes car ce n’est pas l’endroit où nous sommes venus nous tenir debout ni la restauration qui nous attend, mais ce que nous écoutons et apprenons.

Alors que nous espérons tous une stabilisation et un retour complet à la bonne vieille normalité de la nouvelle normalité, le fait est que les pratiques qui nous ont été révélées dans des situations où nous avons été contraints de les utiliser – comme l’organisation d’événements en ligne – sont certainement devenus bons et désirables pour l’avenir devant nous.

Outre le fait que les événements en ligne sont plus favorables en termes de coût total, ils se sont avérés être une expérience positive car, en particulier dans le cas d’une organisation, de tels types d’événements déplacent l’accent strictement sur la qualité du contenu, sans gaspiller d’énergie sur le « packaging », c’est-à-dire la forme et l’infrastructure physique (ce qui est un cas courant lors de la préparation d’un événement hors ligne).

Les événements en ligne auxquels nous participons aujourd’hui vont-ils disparaître à l’avenir ?

La pandémie nous a appris à surveiller et à analyser la situation en permanence, à réagir rapidement et à nous adapter, et à être ouverts à de nouvelles solutions. Dans cet esprit, les événements en ligne ne disparaîtront certainement pas mais continueront d’évoluer et de se transformer.

Nous avons déjà les soi-disant événements hybrides, où un événement virtuellement hors ligne (enregistré dans un studio) est diffusé en continu pour les participants qui sont en ligne. Ce concept sera certainement encore développé dans le sens d’une plus grande intégration de ces deux « mondes ». Reste à savoir si les futurs événements auront à la fois des participants hors ligne et en ligne, ou si les conférenciers en ligne, qui pour une raison quelconque ne peuvent pas se rendre sur place, seront hardiment inclus dans les événements hors ligne ou non.

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