Introduction à l’externalisation de la comptabilité

De nombreuses petites entreprises, start-ups et entrepreneurs ont du mal à embaucher un comptable. Surtout avec les bonnes compétences pour préparer les états financiers de leur entreprise, gérer les opérations des comptes bancaires, analyser les données financières et préparer les factures sortantes.
De nos jours, il est encore plus difficile de trouver une personne qualifiée et éligible à un tarif abordable.
Plus d’1/3 des petites entreprises externalisent leur comptabilité. Fait intéressant, la plupart des petites entreprises qui externalisent ne se sentent pas à l’aise de faire la comptabilité par elles-mêmes.
Même s’il est communément admis que la comptabilité et la tenue de livres doivent être effectuées à l’intérieur de l’entreprise. Il est essentiel de vous demander si vous avez les compétences et l’expérience nécessaires pour faire ce travail. De plus, votre personnel a-t-il suffisamment d’expérience pour faire face à l’augmentation des tâches comptables. Pour résumer, 62 % de toutes les petites entreprises pensent qu’elles paient trop leurs impôts.

De ce fait, vous pourriez envisager de sous-traiter les services de comptabilité à une entreprise possédant les connaissances et les qualifications appropriées. Aussi, quelle entreprise peut faire le même travail de manière plus qualitative et plus rentable.
Pour la même raison, de nombreux directeurs exécutifs ont remarqué divers aspects positifs de l’externalisation des services de tenue de livres et de comptabilité. Il est important de noter que l’externalisation de ces services ne devrait avoir aucun effet négatif sur leur entreprise, leurs employés et leurs clients.
Par conséquent, nous souhaitons partager les 7 principaux avantages que nos clients en Europe ont déjà expérimentés après avoir décidé d’externaliser la tenue de livres et la comptabilité.

7 avantages à externaliser les services de comptabilité et de tenue de livres

Services de comptabilité économiques

En général, la plupart des entreprises considèrent l’externalisation comme un supplément, et donc comme un coût inutile pour leur entreprise. Ce n’est pas du tout la bonne perception. En fait, c’est le contraire.
Nos clients qui externalisent la comptabilité sont prêts à réduire leurs dépenses mais surtout, sans réduire la qualité .
Les économies que l’externalisation fournit généralement peuvent être assez considérables car la plupart des entreprises peuvent offrir leurs services à des tarifs inférieurs (généralement en raison de coûts de main-d’œuvre inférieurs sur leur site).
De plus, en externalisant, vous économisez de l’argent sur le paiement des salaires, des taxes, des fournitures de bureau et des avantages sociaux pour l’employé à temps plein ou à temps partiel. Vous ne payez que ce dont vous avez besoin. Il n’y a pas de perte de coûts de productivité qui accompagnent l’embauche d’employés à temps plein.

Éliminer le temps et les coûts des processus d’embauche

Si vous regardez la photo, le processus de recrutement est un travail rigoureux. Il faut des ressources pour le gérer, de la création d’une stratégie de recrutement à la sélection des candidats pour les interviewer. Le processus de recrutement prend du temps pour votre entreprise, il coûte cher et vous devrez consacrer du temps à vous-même ou à l’employé.
De nombreuses entreprises ne tiennent pas compte du temps qu’elles passent à chercher un comptable professionnel. Et le temps est également corrélé aux coûts. Il faut tenir compte des économies réalisées grâce à l’externalisation des processus métier.

Économisez votre temps

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous passerez plus de temps à gérer votre argent et moins de temps à faire évoluer l’entreprise. Par conséquent, l’externalisation des tâches administratives telles que la tenue de livres et la comptabilité vous aide à concentrer votre temps, votre énergie et vos ressources sur la création de stratégies commerciales. Cela apportera plus de revenus, ainsi que le réseautage et l’établissement de relations avec vos clients.

Comptables experts et teneurs de livres

L’externalisation peut vous offrir la possibilité d’embaucher un professionnel avec un niveau d’expertise supérieur à un prix abordable.
Les entreprises de tenue de livres et de services comptables externalisées doivent continuellement améliorer leurs compétences et leurs qualifications pour rester compétitives sur le marché. Imaginez, 50 personnes travaillant dans le même bureau. Ils peuvent facilement partager les nouvelles tendances, solutions et outils comptables. Pour ajouter plus, les grandes sociétés comptables ont un accès plus étendu à la formation, aux cours, et elles participent continuellement.
De plus, l’externalisation à un cabinet comptable vous donne accès à l’équipe de comptables. Par exemple, chez Express Assistant, l’entreprise à prix fixe dispose d’une équipe de comptables. Pas seulement une seule personne pour s’occuper de différents types de tâches.
En choisissant judicieusement l’entreprise d’externalisation, vous pouvez être sûr que votre comptabilité est entre les mains d’une entreprise fiable et compétente.

Évoluer facilement la comptabilité

Les fournisseurs de services de comptabilité disposent de la disponibilité nécessaire pour faire évoluer vos services de manière significative sans aucun décalage. Par exemple, si vos tâches de tenue de livres et de comptabilité dépassent le nombre de fonctions pour 1 employé, vous pouvez facilement être forcé avec la main-d’œuvre supplémentaire. Sans avoir besoin de passer par un processus de recrutement rigoureux.
De plus, les prestataires de services de comptabilité et de tenue de livres facturent sur une base horaire. Cela signifie que vous pouvez augmenter ou réduire les heures sans aucune interruption.

Technologies d’automatisation

La plupart des entreprises utilisent un logiciel d’automatisation comptable pour gagner du temps. Cela vous fera gagner du temps, mais surtout, cela réduira les risques. L’automatisation de la comptabilité minimise les erreurs humaines. Deuxièmement, dans les logiciels d’automatisation, les comptables obtiennent des rapports en temps réel. Ils aident à détecter les problèmes potentiels et à les résoudre à un stade précoce. Troisièmement, cela réduira la probabilité de fraude interne.
La plupart des fournisseurs de services comptables sont hautement qualifiés dans les outils d’automatisation tels que Quickbooks, Sage, Visma, Xero, Microsoft Dynamics, SAP et plus encore.
Si vos comptables n’utilisent encore que des feuilles Excel, vous perdez votre temps et votre argent.

Un comptable est votre conseiller

Un bon comptable fournira toujours des conseils sur la façon de rendre la comptabilité plus efficace. Parfois, il peut travailler avec quelques entreprises et proposer une excellente expérience à un autre client. Qu’il s’agisse de fiscalité, de logiciel comptable ou encore de conseil financier.
Quand devriez-vous envisager d’externaliser votre comptabilité et votre tenue de livres
D’après notre expérience de travail avec différentes entreprises scandinaves et occidentales, l’externalisation de la comptabilité et de la comptabilité a tendance à fonctionner le mieux lorsque :

Une petite entreprise n’a pas besoin d’un comptable à temps plein, mais d’une personne ayant plus de compétences que le directeur de bureau ou la réceptionniste ne peut fournir.
Une entreprise, quelle que soit sa taille, ne peut pas trouver un employé à temps plein doté des capacités appropriées à des coûts abordables.
Une entreprise en pleine croissance recherche des opportunités pour faire évoluer ses services de comptabilité et de tenue de livres à tout moment.
Les services temporaires sont nécessaires, par exemple, une aide supplémentaire avec les rapports de fin d’année ou si un employé à temps plein part en vacances, en congé de maternité, etc.

Cependant, même si vous embauchez une personne compétente et qualifiée, quelqu’un (généralement le directeur général) devra toujours être impliqué dans le processus lors de l’approbation des factures, des dépôts, de la révision des feuilles de temps, etc.

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5 choses à rechercher avant l’externalisation

Une fois que vous avez décidé d’externaliser, la prochaine étape devrait être de choisir une entreprise d’externalisation qui correspondra parfaitement à vos buts et objectifs, mais surtout, qui sera en mesure de répondre à vos besoins et exigences. Nous croyons que, lors de l’externalisation des services de tenue de livres et de comptabilité, la qualité de la performance et l’efficacité doivent être la priorité absolue. Cependant, quelques autres facteurs essentiels doivent également être pris en compte.

De quels services de comptabilité et de tenue de livres avez-vous besoin

Est-ce pour préparer les rapports de fin de mois, les bilans, les services de paie, les rapports aux autorités ou s’occuper de vos comptes créditeurs et débiteurs ? Vous avez peut-être besoin de quelqu’un pour préparer vos rapprochements et analyses bancaires ou simplement saisir les données dans le logiciel comptable ? Quoi qu’il en soit, vous devez être clair sur ce que vous faites personnellement, sur ce dont votre personnel interne est responsable et sur ce que vous voulez que quelqu’un d’autre fasse.

Gamme de prix concurrentiels.

Chaque entreprise de comptabilité et de tenue de livres a ses propres systèmes de paiement – certains d’entre eux facturent à l’heure, d’autres tous les mois. Par conséquent, vous pouvez choisir le délai de paiement qui convient le mieux à vos besoins et à votre budget, mais ne prenez pas votre décision uniquement en fonction de la rentabilité.

Savoir-faire.

Assurez-vous que l’entreprise que vous souhaitez embaucher est expérimentée, professionnelle et possède les qualifications requises. N’oubliez pas que vous pouvez toujours demander des recommandations à leurs clients précédents ou existants, examiner leur réputation sur le marché, leur stabilité financière et, plus important encore, leur capacité à fournir des résultats cohérents et de haute qualité.

Sécurité des données.

À notre avis, la sécurité des données joue un rôle important lors de l’externalisation des services de comptabilité en ligne. L’entreprise très respectable traite les données de ses clients avec la confidentialité la plus requise et s’assure que chaque transaction est sécurisée. C’est essentiel car vous leur communiquerez non seulement des informations de trésorerie mais aussi des données confidentielles.

Accord de niveau de service flexible.

Le fournisseur de services de comptabilité et de tenue de livres doit montrer sa flexibilité et sa volonté de répondre à vos besoins et exigences futurs. Nous vous suggérons fortement de vérifier les termes et conditions avant de signer le contrat, afin que vous sachiez comment résilier le contrat si vous n’êtes pas satisfait de leur travail.

6 tâches comptables que votre entreprise peut externaliser demain

  • Tenue de livre compte.
  • Reporting aux autorités et à la direction.
  • Service de traitement de la paie.
  • Comptabilité fournisseurs (création de paiements).
  • Comptes clients (suivi des débiteurs).
  • Paie

Conseil bonus : si vous engagez un cabinet comptable parmi les cinq grands pour effectuer un audit, vous devez continuer à utiliser l’autre société pour vos fonctions de comptabilité et de tenue de livres. En raison de réglementations et de normes indépendantes au sein de la profession comptable, un cabinet CPA effectuant un audit ne peut pas également effectuer la comptabilité et la tenue de livres pour la même entreprise.

Conclusion

Il existe des avantages significatifs pour les clients qui décident d’externaliser leurs tâches comptables. D’abord le rapport coût-efficacité, pour finir par la flexibilité en termes de contrats ou d’échelonnement du nombre de fonctions. La comptabilité et la tenue de livres sont une partie vitale de l’entreprise, mais aussi complexe. Cela demande du temps et des connaissances spécifiques. Sans expérience en comptabilité, de nombreuses erreurs peuvent survenir et entraîner une diminution de votre activité ou même la faillite.

Besoin d’externaliser votre département comptable ?

Express Assistant est un fournisseur de services d’assistants virtuels comptables fiable pour les petites et moyennes entreprises avec nombreux clients en Europe occidentale. Vous pouvez consulter nos services de comptabilité et de tenue de livres ou nous laisser une demande de devis .

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